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Gestion du corps diplomatique étranger

La Direction du protocole et de la chancellerie constitue le lien entre l’État luxembourgeois et les missions diplomatiques accréditées au Luxembourg. Elle assure la gestion administrative de la communauté diplomatique ainsi que des fonctionnaires européens et internationaux et elle s’emploie à veiller à l’application des Conventions de Vienne dont elle est le garant sur le plan national: délivrance des cartes d’identité diplomatiques et des cartes de légitimation, délivrance d’attestations, l’accès au salon d’honneur de l’aéroport, l’octroi des plaques d’immatriculation CD, privilèges et immunités, etc.

Procédures d'accréditation des ambassadeurs étrangers

Agrément

L’Ambassade de l’État accréditant présente la demande d’agrément sous forme de note verbale adressée au ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction du Protocole, accompagnée d’une notice biographique de la personnalité pressentie. La demande d’agrément peut aussi être introduite au cours d’une démarche que le chargé d’affaires a.i. effectue auprès du chef de protocole.

Après examen, le ministère des Affaires étrangères soumet la demande d’agrément à Son Altesse Royale le Grand-Duc. La procédure d’agrément peut prendre plusieurs semaines.

Le ministère des Affaires étrangères communique la réponse par note verbale à l’ambassade de l’État accréditant.

Accréditations auprès de plusieurs États

Le ministère des Affaires étrangères doit être informé si un État accréditant souhaite accréditer un chef de mission auprès d’un autre État et/ou auprès d’une institution internationale (art. 5.1 de la Convention de 1961).

Un chef de poste qui a de multiples accréditations remet d’abord ses lettres de créance dans l’État dans lequel il réside.

Arrivée du chef de mission

L’ambassade informe la Direction du protocole par note verbale de la date et de l’heure exacte de l’arrivée de l’ambassadeur agréé. En cas d’arrivée par avion, la Direction du protocole se chargera d’informer les autorités de l’aéroport et de réserver le salon d’honneur. Les jours ouvrables pendant les heures de bureau, un membre de la Direction du protocole accueillera le futur chef de poste à l’aéroport.

L’ambassadeur agréé est reçu, à sa demande, par le chef du protocole dans les jours qui suivent son arrivée. Il lui remet une copie authentique de ses lettres de créances et des lettres de rappel de son prédécesseur.À partir de ce moment-là, l’ambassadeur agréé peut effectuer une série de visites. Néanmoins, il ne participera pas encore à des réceptions officielles. Il évitera de rendre visite à des ministres luxembourgeois. Il peut toutefois déjà avoir des contacts de travail avec le ministère des Affaires étrangères.

Remise des lettres de créance

  • Lettres de créance

Les lettres de créance sont à adresser à l’attention de ‘Son Altesse Royale le Grand-Duc de Luxembourg’ ou ‘His Royal Highness the Grand Duke of Luxembourg’, sans mentionner son nom. 

  • Cérémonial de la remise des lettres de créance à la Cour grand-ducale

Le chef de mission demande au ministre des Affaires étrangères et européennes d’être admis à présenter ses lettres de créance à Son Altesse Royale le Grand-Duc.

Le ministère des Affaires étrangères et européennes prend, par l’intermédiaire du maréchalat de la Cour, les ordres du Grand-Duc et informe le chef de mission du jour et de l’heure fixés pour l’audience.

Le chef de mission rend visite au maréchal de la Cour et au chef du protocole du ministère des Affaires étrangères et européennes la veille de la remise des lettres de créance (tenue de ville).

  • Code vestimentaire

La grande tenue (soit uniforme, soit habit avec gilet blanc et décorations, soit costume national) est prescrite pour tous. Les rubans de Grand-Croix sont portés au-dessus du gilet blanc.

Les dames porteront la robe longue d’après-midi et le chapeau ou le costume national.

Absence du chef de mission

Le chef de mission désigne un chargé d’affaires a.i. avant toute absence du Grand-Duché de Luxembourg (art. 19 de la convention de Vienne). En cas d’empêchement du chef de mission pour désigner un chargé d’affaires, la nomination de ce dernier doit venir du ministère des Affaires étrangères de l’État accréditant.Toute absence du Luxembourg du chef de mission est à signaler par note verbale à la Direction du protocole.

Départ du chef de mission

  • Nomination de chargé d’affaires a.i.

Avant son départ le chef de mission doit désigner un chargé d’affaires a.i. dont il informera la Direction du protocole par note verbale.

  • Lettres de rappel

Les lettres de rappel sont traditionnellement remises par le successeur.

  • Cérémonial de l’audience de congé à la Cour grand-ducale

Le chef de mission fait une demande pour une audience de congé par note verbale au ministre des Affaires étrangères et européennes. Le ministère des Affaires étrangères et européennes prend, par l’intermédiaire du maréchalat de la Cour, les ordres du Grand-Duc et informe le chef de mission du jour et de l’heure fixés pour l’audience.

À l’occasion de la fin de sa mission au Grand-Duché, le chef de mission est reçu avec son conjoint par Son Altesse Royale le Grand-Duc.

Pour les messieurs, un costume de ville foncé est à prévoir, tandis que pour les dames la tenue de ville avec chapeau et gants est de rigueur.